ก่อนพัฒนาระบบ ลองทำความเข้าใจขั้นตอนเดิม

ผมเคยทำระบบที่เสร็จแล้วแต่คนไม่ใช้ บทเรียนที่ได้คือ ก่อนพัฒนาระบบ ต้องเข้าใจก่อนว่าตอนนี้คนทำงานกันอย่างไร

วิธีที่ผมใช้มีสี่ขั้น

1. ไปดูคนทำงานจริง

ผมนั่งดู หรือถามคนที่ทำงานนั้นทุกวัน ว่าเขาทำอะไรทีละขั้น สิ่งที่คนทำจริงมักต่างจากขั้นตอนที่เขียนไว้

2. ดูเอกสารและไฟล์ที่ใช้อยู่

ผมขอดูแบบฟอร์ม ไฟล์ Excel หรือเอกสารที่ใช้งานกันจริง ของพวกนี้บอกได้ว่าข้อมูลอะไรสำคัญ และข้อมูลเดินทางจากใครไปหาใคร

3. หาว่าติดขัดตรงไหน

ผมถามว่าขั้นไหนช้า ผิดบ่อย หรือต้องทำซ้ำ แล้วแก้ตรงนั้นก่อน ระบบไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนทุกขั้นตอน

4. เริ่มจากส่วนเล็ก

ผมทำระบบทีละส่วน ให้คนใช้จริงก่อน แล้วค่อยขยาย ถ้าเข้าใจผิดตรงไหนจะรู้เร็ว และแก้ได้โดยไม่ต้องรื้อทั้งระบบ

ระบบที่ดีในความเห็นของผม คือระบบที่ทำให้งานเดิมง่ายขึ้น ไม่ใช่ระบบที่บังคับให้คนเปลี่ยนวิธีทำงานทั้งหมดในวันเดียว